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Siete concetrati su un lavoro. Avete chiuso posta, skype, irc (ancora qualcuno che lo usa?). Il vostro web browser è sulla pagina corretta. Il lavoro è finito. Aprite il client di posta. Ed ecco che compare la mail di un cliente. Tic tac, il tempo scorre.
Tutta questa introduzione per sapere se anche voi come me usate quello che io chiamo, prendendolo direttamente dal settore telefonico, lo scatto alla risposta. Mi spiego fornendo prima un particolare in più sul mio modo di tenere traccia del lavoro svolto quotidianamente: io uso un software web chiamato ClockingIT che mi permette di gestire il tempo speso per ogni singolo progetto che seguo.
Quando mi arriva una email di un cliente ovviamente non apro una finestra di firefox puntando alla scheda del cliente registrata su ClockingIT per far partire il tempo, ma inizio a leggere la domanda, cerco di capire se riesco a rispondere al volo oppure se devo lavorare su qualche sito web. Tutto questo per gestire al meglio il mio tempo. Ora, tralasciando l'ultima opzione (quella di lavorare sul sito web), prendiamo per buono che io possa rispondere subito al cliente: rileggo la email, penso alla risposta, la scrivo in termini non troppo tecnici, rileggo la email del cliente (non si sa mai che abbia sbagliato a comprendere qualche cosa), rileggo la risposta, invio la email. Sono pronto per passare ad un'altra email. Tic tac, il tempo scorre.
Anzi no, devo segnare qualche cosa sul gestionale altrimenti poi non riesco più a capire per chi ho lavorato nella giornata odierna e per quanto tempo. E veniamo così al nocciolo della questione: quanto tempo ho impiegato per leggere la email e rispondere ? Ovviamente non ho sottomano un cronometro e non sono andato a far partire il tempo sulla scheda del cliente in ClockingIT, ma facendo questa cosa da un po' di tempo sono giunto che, personalmente, tra una richiesta e l'altra mi vanno via all'incirca 6 minuti in media. Certo, ci sono quelle email a cui basta rispondere con un “si puo' fare” o con un “non si può fare”, ma molte email i clienti non le fanno discorsive e piene di esempi, anzi di solito tendono a fare un riassunto della idea che loro hanno in mente, che pero' noi non sappiamo e così alla fine dobbiamo cercare di capire quale è la versione “lunga” del riassunto che l'utente ci ha fatto via email. E tutto questo si trasforma in tempo speso. E se il cliente ti paga l'assistenza allora è anche tempo da conteggiare per il report mensile finale. Tic tac, il tempo scorre
In tutto questo mio discorso c'é una base che è diversa rispetto al modo di operare di altri freelancer (leggasi: le email dei clienti si leggono solo alla fine della giornata odierna oppure all'inizio di quella successiva, perché altrimenti tutta la schedulazione fatta per i lavori da eseguire nella giornata di oggi va a stravolgersi). Be', io sono di un pensiero diverso e seguo un modo di lavorare preso direttamente dalla "tecnica del pomodoro": divido i lavori da fare in blocchi da cinquanta minuti l'uno (sempre che sia possibile) lasciandomi 10 minuti ogni ora per capire come sta andando la giornata (sono in linea con i tempi che avevo pensato? Sono in ritardo ?), bere qualche cosa, leggere la posta e rispondere ad una email di un cliente. Una ed una sola, perché altrimenti i piani della giornata si stravolgono veramente. E poi a me non piace rispondere alle email dei clienti solo il giorno dopo; se fossi dall'altra parte mi arrabbierei non poco se la domanda fatta alle 10 di mattina avesse risposta solo alle 9 del giorno dopo. Tic tac, il tempo scorre
E voi usate lo scatto alla risposta ? Tenete conto del tempo speso per le email dei clienti ? Tic tac, il tempo scorre.
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